Aby uzyskać świadczenie rodzinne należy złożyć odpowiedni wniosek w instytucji kraju, w którym jest się zatrudnionym, bądź też prowadzi działalność.
Właściwa instytucja wydaje następnie formularz z tak zwanej serii "E400", który należy wypełnić i odesłać do odpowiedniego urzędu w Polsce. Jeżeli chcemy uzyskać świadczenie rodzinne, należy wypełniony formularz przesłać do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej funkcjonującego w województwie, w którym mieszka rodzina, na którą świadczenie się należy.
Ubiegający się o świadczenie nie ponosi przy tym żadnych kosztów ani opłat. Ośrodki Polityki Społecznej w ciągu trzech miesięcy weryfikują nadesłane wnioski i odsyłają je z powrotem do kraju pracy.
Niekiedy - przede wszystkim w Irlandii i, niekiedy, Wielkiej Brytanii, miejscowy urząd sam odsyła formularz do Polski. Najczęściej jednak wnioskujący musi to zrobić osobiście.
Dla świadczeń rodzinnych stosowane są następujące formularze unijne:
Formularz E 401- zaświadczenie, dotyczące członków rodziny, stosowane
dla potrzeb przyznania na nich świadczeń rodzinnych przez państwo
członkowskie UE,wtedy gdy mieszkają oni w innym kraju.
Powinien być składany i aktualizowany raz w roku.
Formularz E 401 jest wystawiany na wniosek osoby, która występuje
o przyznanie świadczeń rodzinnych dla swojej rodziny zamieszkałej
w innym państwie członkowskim albo na wniosek instytucji właściwej
państwa członkowskiego, która będzie wypłacać świadczenia rodzinne.
Kopia formularza powinna zostać w aktach instytucji wystawiającej
formularz. Dane dotyczące członków rodziny powinny być wypełniane
na podstawie dokumentów przedłożonych przez zainteresowanego
(np. aktu urodzenia dzieci, dowodu).
Oto link do pobrania E401 http://dops.wroc.pl/pliki/E%20401%20PL.pdf
Dokumenty niezbedne do w/w formularza to:
1)uwierzytelniona kserokopia dowodu osobistego (osoby wymienionej w pkt.2 części A formularza)
2)aktualny odpisu skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci)
3)aktualny odpisu skrócony aktu małżeństwa (osoby rozwiedzione -wyrok sadowy o rozwodzie)
4)zaświadczenie o zameldowaniu członków rodziny na terenie Polski